Slide-Master – Hacks

Pimp your slides with simple tricks as a top consultant to deliver convincing and persuasive Messages to your listeners

„In God we trust, everybody else bring data“

Um seine Botschaft empfängergerecht für das C-Level Board aufzubereiten gibt es ein paar einfache aber wichtige Regeln, die bei der Erstellung einer wirkungsvollen und in sich konsistenten Präsentation beachtet werden sollten. Dies macht dann den entscheidenden Unterschied zwischen einer good oder eienr great Präsentation aus.

A Presentation is your story, with a clear objektiv and a clear takeaway for the audience. In a Board Meeting not your personal opinion counts only compelling evident concise facts are provable. Format your slides for a consistency, crystal clear understanding and pack it in an exciting story. -> Erzähle deine spannende Geschichte nach einem klaren Leitfaden und Zielen auf Basis von nachweisbaren Zahlen und Fakten in einer klar strukturierten Form.

Five Must-Have presentation slides

  1. Cover Page (einfache Folie mit Titel, Ort, Datum, Anlass)
  2. Objectives Slide (Was ist das Erwartung / Ergebnis des Meetings)
  3. Agenda Page (Gibt eine Übersicht was gezeigt wird)
  4. Executive Summary (Zusammenfassung der Key Messages / Empfehlung..) -> Elevator Pitch der Präsentation (Key Points)
  5. Next Steps (was kommt als nächstes)

Die sechs wichtigsten Schritte zur Erstellung einer ansprechenden Folie:

GENERELL: separiere thinking (über den Inhalt) bevor du ins doing (umsetzen) übergehest

  1. Starte mit der Key Message / der Überschrift (Action Title) der Folie
  2. Stelle die unterstürzenden Argumente zusammen (Structure)
  3. Mache die Information visuell mit Charts und Piktogrammen (Graphics)
  4. Highlight(e) wichtige Informationen
  5. Mache die Folie durch Formatierung und aufräumen ansprechend (Polishing)
  6. Denke an die Quellenangaben / Legenden

Was ist mit Pyramid Principle gemeint (Barbara Minto Buch)?

Hier wird die Kernaussage an den Anfang gestellt und die dazugehörigen Argumente untermauern diese und nur dieser Hauptgedanke ist der Focus der Präsentation bzw. der Slide. Überschrift = Kernbotschaft der Folie

Das Pyramiden‑Prinzip: Logisches Denken – Barbara Minto

Wieso ist es so wichtig einen insightful (fundiert) / concise (prägnant) Action Title (so what? – Aufreißer, wie in einer Zeitung) als Überschrift bzw. als Kernbotschaft der Folie zu nutzen?

Beginne bei der Erstellung der Folie immer zu erst mit der Überschrift (key message), bevor du den unterstützenden Content erstellst

Die Empfänger kann so durch das Lesen der Überschrift den wichtigsten Aspekt deiner Folie sofort verinnerlichen und sich auf den Inhalt der jeweiligen Folie einstimmen. Ein zusätzlicher Bonus ist, dass auch du als Vortragender direkt weiß, was du sagen willst.
Lasse alle Informationen auf einer Slide weg, welche nicht inhaltlich zu der Überschrift passen

Was ist mit der Aussage: 1 message rule (and only 1 message per slide) gemeint?

Es ist wichtig pro Slide genau eine Kernbotschaft (Überschrift) zu vermitteln und diese dann mit entsprechenden Argumenten bzw. Zahlen oder Diagrammen zu untermauern.

Die  3 points rule besagt, das man drei Argumente (und nur drei) nutzen soll um seine Argumentationskette zu untermauern. Mehr Gründe kann sich der Zuhörer nicht im Gedächtnis behalten.

Für die Aufzählung sollte man bullet points nutzen

Wieso das MECE Principle anweden?

MECE (engl. für mutually exclusive and collectively exhaustive zu deutsch etwa sich gegenseitig ausschließend und insgesamt erschöpfend) steht für die Konzernsitz des Vortrags.
Nach der Mengenlehre bedeutet dass, Zahlen und Argumente auf der einen Slide müssen konsistent mit Aussagen auf den anderen Folien sein und die Argumentationsketten aufeinander aufbauend und nicht an anderer Stelle wiederholend bzw. widerlegend.

Was ist der Mickey Mouse Master oder Storyboard?

Wird als Startpunkt der Präsentationserstellung bei längeren und in sich schlüssigen Vorträgen angesehen.
Für einen Mickey Mouse Master nimmt man ein Blatt DinA4 und malt z.B. neun kleine Kästchen drauf und befüllt diese mit einem Action Title und einer skizzenhaften Darstellung des Inhalts. (Sieht dann aus wie ein Comic)
Sinn der Sache ist sich schon im voraus klar zu machen was ich Aussagen will, welche Analysen/Zahlen ich brauche und wie die Folien anordnet sein sollten.
Damit bekommt man ein Grundgerüst oder grundlegende Gliederung für die Präsentation, welche dann noch mit konkreten Fakten und Details befüllt werden muss.

Executive Summary oder Thought Starter


Ziel der Executive Summary (one slider/hand out) ist es die decision-maker in einer komprimierten Form (nutshell) abzuholen, welche die Zusammenfassung von umfangreichen Texten und komplexen Sachverhalten enthält. -> die wichtige Folie in der Präsentation

  • Always use data
  • Situation, Complication, Resolution
  • your´re recommending to the end
  • define clear scope (in/out)
  • stablish authority with this slides
  • sell your main document
  • no one approve your Idea, if the executive summary sucks
    Wenn deine Zusammenfassung mist ist kannst du die Freigabe für deine Idee abschreiben

Focus on Content not on the process

Bei der Erstellung einer Executive Präsentation zählen nur Fakten, Ergebnisse oder Risiken, Showstopper und nicht die „heldenhaften“ Taten die man zur Erreichung des Ziel unternommen hat bzw. Gründe und Ausflüchte wieso eben nicht.

10 Präsentations-Weissheiten

  1. „Less is more„: Halten Sie Ihre Präsentation einfach und fokussiert. Vermeiden Sie überflüssige Informationen und konzentrieren Sie sich auf die wichtigsten Punkte.
  2. „Know your audience„: Passen Sie Ihre Präsentation an die Bedürfnisse und Erwartungen Ihrer Zuhörer an. Sprechen Sie ihre Interessen an und verwenden Sie eine Sprache, die sie verstehen.
  3. „Tell a story„: Menschen erinnern sich besser an Geschichten als an nackte Fakten. Verwenden Sie narrative Elemente, um Ihre Botschaft interessant und einprägsam zu gestalten.
  4. „Start strong and finish strong„: Beginnen Sie Ihre Präsentation mit einem einprägsamen Einstieg und beenden Sie sie mit einer überzeugenden Schlussfolgerung. So bleiben Ihre Inhalte im Gedächtnis.
  5. „Visuals speak louder than words„: Nutzen Sie ansprechende Grafiken, Diagramme und Bilder, um Ihre Botschaft zu unterstützen und das Interesse Ihrer Zuhörer aufrechtzuerhalten.
  6. „Practice makes perfect„: Üben Sie Ihre Präsentation mehrmals, um Sicherheit zu gewinnen, mögliche Schwachstellen zu erkennen und Ihren Vortrag zu verfeinern.
  7. „Engage your audience„: Binden Sie Ihre Zuhörer aktiv in die Präsentation ein, indem Sie Fragen stellen oder Diskussionen anregen. So fördern Sie das Interesse und die Aufmerksamkeit.
  8. „Timing is everything„: Halten Sie sich an die vorgegebene Zeit und planen Sie Pausen ein, um Ihre Zuhörer nicht zu überfordern.
  9. „Body language matters“: Achten Sie auf Ihre Körpersprache und Mimik, um Professionalität und Selbstbewusstsein auszustrahlen. Gute Präsentatoren nutzen ihre Gestik und Haltung, um ihre Botschaft zu unterstreichen.
  10. „Adapt and overcome„: Seien Sie flexibel und reagieren Sie auf unerwartete Situationen oder Fragen. Zeigen Sie Souveränität, auch wenn Ihre Präsentation nicht genau nach Plan verläuft.

STORYTELLING – Deine Präsentation sollte sich an dieser Dramatogie ausrichten

Die Storys blieben 22x besser in Erinnerung.
-> Question (what they want)
-> Backstory (add some depth)
-> Conflict (obstacles/challenges),
-> Resolution (ending/reflection)
Eine Story – ganz gleich ob im Business oder in einem Märchen – hat ein einfaches Set von von Zutaten:

  1. Einen Helden. Das Publikum sollte sich mit ihm identifizieren können.
  2. Ein Ziel. Die entscheidenden Fragen sind: Warum erzähle ich diese Story jetzt? Was will ich damit erreichen?
  3. Einen Konflikt. Er entsteht aus Widerständen, die den Helden (und sein Team oder sein Unternehmen) daran hindern, das Ziel zu erreichen.
  4. Eine Dramaturgie. Sie lässt sich im Dreiaktschema darstellen – Ausgangssituation, Komplikation, Auflösung.
  5. Eine Auflösung. Wie wird der Konflikt gelöst und was lernen wir daraus?

(https://www.strategisches-storytelling.de/was-ist-storytelling/)

Primacy, Recency & Curiosity CAP Effekt

  • Primacy-Effekt: Dieser besagt, dass Menschen dazu neigen, die ersten Informationen, die sie erhalten, besser zu erinnern. Daher ist es wichtig, eine Präsentation mit starken, einprägsamen Punkten zu beginnen.
  • Recency-Effekt: Ähnlich wie beim Primacy-Effekt erinnern sich Menschen besser an die zuletzt präsentierten Informationen. Daher sollte eine Präsentation mit einer starken Schlussfolgerung oder einem wichtigen Take-away enden.
  • Curiosity (Neugier): Menschen sind von Natur aus neugierig und werden eher aufmerksam zuhören, wenn sie glauben, dass sie etwas Neues oder Interessantes lernen werden. Dies kann man unterstützen, in dem man in seine Präsentation entsprechende Fragestellung als Kapitelwechsel integriert.

AddVisuals – Symbole um beide Gehirnhälften anzusprechen

«Ein Bild sagt mehr als tausend Worte»

Nutze die Möglichkeiten von Piktogrammen oder kleinen Symbolen um die Aussagen zu untermauern – dann bleiben diese beim Zuhörer nachhaltiger im Kopf.

„Die Visualisierung funktioniert aus menschlicher Sicht, weil wir auf visuelle Daten besser reagieren und sie besser verarbeiten als jede andere Art von Daten. Tatsächlich verarbeitet das menschliche Gehirn Bilder 60.000-mal schneller als Text, und 90 Prozent der an das Gehirn übermittelten Informationen sind visuell.“ (https://speakture.ch/..)

Im neuen Powerpoint sind bereits Piktogramme im Format .svg – der Vorteil man kann sie ohne Qualitätsverlust verkleinern/vergrößern bzw. farblich umgestalten.
Hier noch zwei Alternativen, welche teilweise kostenfrei sind.
https://www.flaticon.com/
https://thenounproject.com/

Ein paar Weisheiten als Tipps um die Slides zu verbessern:

  • If in trouble, use a bubble (callout) – Sprechblase wenn Aussage nicht konsistent
  • If in doubt, leave it out – wenn du es nicht sicher weisst lass es weg
  • Use Stickers / Qualifiers to qualify your slide (preliminary, for discussion, illustrative)
  • Immer den Verweis der Quellenangabe (auch für den Ersteller wichtig, vor lauter Zahlen…) mit Sternchen als Fussnote angeben
  • Legende bei Charts nicht vergessen (für was steht welche Farbe, Maßeinheiten, Geldeinheiten in bsp. t € o. m €, Jahre/Monate)
  • Focus on clear, concise and compelling slides
  • Cluttered (überladen) Slides – Don’t Overcomplicate Things

2/3 Aufbauprinzip der Folien

Slides selber sind nach dem Goldenen Schnittes Prinzip aufzuteilen und Spannung bzw. Harmonie in den Folien zu erzeugen

In diesen Zusammenhang ist es wichtig die Folie noch Clean und in rechte Format (Abstände, Dimensionen, Ränder..) zu überführen

CSP model – Challenge, Solution, Progress

So sollten die Folien bzw. die Story aufgebaut sein:

  • Was ist konkret das Problem?
  • Wie sieht die Lösung aus?
  • Wo stehen wir hinsichtlich Fortschritt zu Timeline / Aufwand / Kosten?

Bei MC Kinsey heisst das auch SCR framework (Situation, Complication, Resolution)

Der SCQA-Ansatz ist eine Methode zur Strukturierung von Informationen,

SCQA steht für:

  • Situation (Situation): Hier wird der aktuelle Kontext oder Hintergrund dargestellt. Es handelt sich um eine neutrale Beschreibung dessen, was derzeit vorliegt oder bekannt ist.
  • Complication (Komplikation): In diesem Abschnitt wird ein Problem oder eine Herausforderung hervorgehoben, die aus der aktuellen Situation entsteht. Es zeigt, warum die Situation problematisch ist oder warum eine Änderung notwendig ist.
  • Question (Frage): Basierend auf der Komplikation wird eine Frage formuliert, die im Wesentlichen die zentrale Herausforderung oder das Hauptanliegen der Präsentation darstellt.
  • Answer (Antwort): Hier wird die Lösung oder Antwort auf die gestellte Frage präsentiert. Es handelt sich um den Hauptinhalt der Präsentation, in dem Empfehlungen, Lösungen oder Maßnahmen vorgestellt werden.

Data-Ink Ratio

Der Begriff „Data-Ink Ratio“ stammt aus der Informationsvisualisierung und wurde von dem Datenvisualisierungsexperten Edward Tufte geprägt.

Die Data-Ink Ratio beschreibt das Verhältnis von tatsächlich verwendeten visuellen Elementen zur Gesamtmenge in einem Diagramm. Ein hoher Wert zeigt eine effiziente Darstellung von Daten, während ein niedriger Wert auf mögliche Überladung und Beeinträchtigung der Lesbarkeit hinweist.
Bei der Erstellung von Charts und Grafiken ist es daher ratsam, unnötige visuelle Elemente zu minimieren, um die Effektivität und Verständlichkeit der Visualisierung zu maximieren. Dies trägt dazu bei, die Botschaften und Erkenntnisse, die aus den Daten gezogen werden sollen, klarer zu vermitteln.
-> Nutze so wenig Farben wie mgl. um deine Message zu unterstreichen
-> weniger wichtige Daten in neutralen Farben darstellen

Choosing the right Chart / Diagrammarten

  • Liniendiagramm / Line Chart: Zeigt eine Verbindungslinie zwischen Datenpunkten und wird oft verwendet, um Trends über einen bestimmten Zeitraum zu veranschaulichen.
  • Balkendiagramm / Bar Chart: Stellt Daten als rechteckige Balken dar, deren Länge proportional zum Wert ist. Es wird verwendet, um Vergleiche zwischen verschiedenen Kategorien herzustellen.
  • Kreisdiagramm / Pie Chart: Teilt einen Gesamtbetrag in Teile auf und zeigt den prozentualen Anteil jedes Teils am Ganzen. Geeignet für die Darstellung von Anteilen oder Verteilungen.
  • Tortendiagramm / Donut Chart: Ähnlich wie das Kreisdiagramm, jedoch werden hier die Abschnitte in einem Kreisring dargestellt, um mehrere Gruppen zu vergleichen.
  • Streudiagramm / Scatter Plot: Zeigt die Beziehung zwischen zwei Variablen durch Punkte auf einem Koordinatensystem. Es wird verwendet, um Korrelationen oder Muster zu erkennen.
  • Flächendiagramm / Area Chart: Ähnlich wie ein Liniendiagramm, aber der Bereich zwischen der Linie und der x-Achse wird ausgefüllt. Es wird oft verwendet, um kumulierte Daten darzustellen.
  • Säulendiagramm / Column Chart: Ähnlich wie ein Balkendiagramm, aber die Balken sind vertikal angeordnet.
  • Histogramm / Histogram: Eine Art von Säulendiagramm, das die Verteilung von Daten in Bins (Intervallen) zeigt. Es wird häufig in der Statistik verwendet.
  • Wasserfalldiagramm / Waterfall Chart: Zeigt den Zu- und Abfluss von Werten in einem bestimmten Zeitraum. Es wird oft für Finanzdaten und Budgetanalysen verwendet.
  • Bubble Chart: Ähnlich wie ein Streudiagramm, aber die Punkte haben unterschiedliche Größen, um eine dritte Dimension darzustellen.
  • Radar-/Polar-Diagramm / Radar/Polar Chart: Stellt Datenpunkte auf einem polar koordinierten System dar. Es wird oft verwendet, um Leistungsprofile oder Vergleiche mehrerer Elemente zu zeigen.
  • Gantt-Diagramm: Zeigt die Zeitleiste und Dauer verschiedener Aktivitäten oder Projekte. Es wird häufig in der Projektplanung eingesetzt.
  • Marimekko-Diagramm: auch bekannt als Mekko-Säulendiagramm, stellt Daten in Säulen dar, deren Breite zusätzliche Informationen in Bezug auf eine weitere Kategorie oder Proportion innerhalb einer Hauptkategorie vermittelt.
  • Heatmap: Verwendet Farben, um die Intensität oder Verteilung von Daten in einer Matrix zu zeigen.

Jede Chartart hat ihre spezifischen Einsatzbereiche und eignet sich für unterschiedliche Datentypen.

Um schnell mit PowerPoint Präsentationen erstellen zu können sollte man die wichtigsten Shortcuts und das Denken in Layern bzw. im der Aufbau in des Canvas (Leinwand / leere Slide) als Tabellenformat (think of your slide as a table) verinnerlicht haben. – Format for consistency and readability

Hier noch ein guter Link (as-computer.de)

Alternativ: https://www.theanalystacademy.com/top-50-powerpoint-shortcuts/

shortcuts-win-1Herunterladen

ThinkCell© ist ein Add-In in Powerpoint (leider teuer) mit dem sehr schnell und eindrucksvoll Folienlayouts mit Digrammen erstellen kann.

Hier mal ein paar sehr gute Youtuber Channels die prof. Präsentationserstellung, bzw. wie man seinen Content auf den Punkt bringt, erläutern . Oder anderes gesagt, wie TopBeratungshäusern denken, formulieren und diese in Storys verpacken, visualisieren & verkaufen.

Top / Home